办公室文件夹（办公室各类文件存储思路）

综合办公室所涉及的业务细小且繁多，那么有规律的文件存储势在必行。

有的朋友说，按照自己的思路存储就可以。是的，如果存储的有条有理，其他同事能很顺利的查找，那自然合理。如果对文件存储没有思路，一头雾水，不妨阅读本篇的文档存储思路。

首先是建立文件夹结构，主结构涵盖了综合办公室职责清单，具体包括11个一级文件夹、对应建立若干二级文件夹及三级文件夹。

一级文件夹：企业资质（证书）

• 二级文件夹：章程资料

股东资料：身份证明、护照、简历；

公司文件资料：企业文化历史资料、公司章程（含修正案）、股东名录、股东决议、股东 *** 协议等；

• 二级文件夹：公司证件资料(原件扫描)

营业执照；

组织机构代码；

公司业务相关资质证件：如房地产企业-预售证、建筑工程许可证等，外贸企业-海关许可证、食品经营许可证等；

房屋租赁协议或产权证书等等。

公司证照资料，需额外做好年检、更新工作。

• 二级文件夹：企业大型设备资料

设备台帐、设备技术与使用说明书、合格证明、安装调试记录、运行记录、大修记录、事故记录、技改记录、图纸、计量器具校验等等；

企业产品标准体系、工艺文件、技术规范、质量管理文件、各种质量活动记录、外来标准等等； 

• 二级文件夹：企业电子公章、电子法人章

一级文件夹：企业管理制度

• 二级文件夹：管理制度

公司及各部门整套管理制度，如考勤管理制度、绩效管理制度、车辆管理办法、印章管理制度、员工档案管理制度及员工离职管理办法等等。

• 二级文件夹：制度相关常用表格

主要存储制度的附件类表格：如采购申请表、离职申请书、用车申请表等等。

一级文件夹：人事事务

一级文件下，会建立功能齐全的人事管理系统，方便查阅。

• 人事档案

档案存储时，有两种方式：以员工为单位存储和以类别为单位存储。两种存储方式各有优缺点，可以根据各自的习惯选择。

以员工为单位存储 *** ：按照员工姓名依次建立二级文件夹（员工数量即为二级文件夹数量），分别保存员工的基础资料、考核记载、培训资料、薪资标准资料、工作计划和总结资料、劳动合同及重大活动记载。

以类别为单位存储 *** ：分别以基础资料、考核记载、培训资料、薪资标准资料、工作计划和总结资料、劳动合同及重大活动记载名称设立二级文件夹，员工个人资料按照此分类归类存储。

其中，员工基础资料包括：员工个人档案、电子寸照、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、离职等;

考核记载包括：如绩效、培训考核等；

劳动合同:聘用合同书；

重大活动记载：如活动、奖惩、照片、培训记载及所获荣誉类等。

• 企业 *** 资料

一级文件夹：企业公文

• 二级文件夹：内部通知

本公司发布（含转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿等；

• 二级文件夹：红头文件

对外（外来）：上级机关下发的需公司执行的文件，及向上级主管部门的报告、请示，上级批复等文件；

内部红文：根据经营需要，公司下发的经营决策、人事任免、规章制度等；

• 二级文件夹：会议纪要类

重要会议纪要、办公例会纪要等。

一级文件夹：领导资料

比如领导名片、入党信息、简介、电子寸照等等。

该文件夹内包含临时其他类文件，如领导临时安排做某类表格、兄弟单位的某项事务等等。

一级文件夹：公车事宜

该文件夹存放公司所有公务用车的基本信息、驾驶人员签订的车辆使用安全责任书及维修保养纪律等等；

一级文件夹：各部门报表

顾名思义，即是各部门上报各类报表的存放地，如周报表、月计划表、月绩效表、季度销售情况汇总、宣传物料费用明细单等等。

一级文件夹：企业业务资料

每个公司都有主营业务，比如房地产企业，日常的业务资料有制式合同、项目效果图、各楼的基本情况、固定的宣传资料等等；

一级文件夹：企业宣传设计资料

• 二级文件夹：宣传板块

如企业重大活动的新闻稿及图片资料、阶段宣传计划及宣传文案等等；

另有对企业外宣常用合作单位信息、联系 *** 、提供的服务及费用明细等信息汇总；

• 二级文件夹：设计资料

企业各类外宣的设计原文稿，如画册、横幅、喷绘、彩页、logo、企业VI及展示展板等；

一级文件夹：办公室日常文档

物品管理：办公用品、低值易耗品、办公室设备采购、分发、登记及核查管理工作；

介绍信；

常用外联 *** 单；

日常事务用户名及密码等。

一级文件夹：合同文件

一级文件下，会建立合同管理汇总表格，记录各类合同的签订时间、合同对方、合同金额、签订事项等信息。

并且，也会详细保存合同相关的供方资料（扫描件）、客户资料（扫描件）及重要合同扫描版。

以上。

祝好。

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